Nuevo Método de Cancelación de Facturas

La fecha para la entrada en vigor del nuevo esquema de cancelación de facturas es el 1 de noviembre del 2018. Fuente

Aquí te dejamos el resumen de los cambios para que estés preparado:

El SAT dió a conocer los cambios en su sitio web por medio de un comunicado. Así mismo publicó un par de videos (más abajo te dejamos el link a uno de ellos).

En resúmen el cambio es sencillo y básicamente se reduce a lo siguiente:

  • Quien realizó la factura (el emisor) sigue efectuando la cancelación como normalmente lo había hecho en el portal del SAT.
  • El cambio está en que ahora la cancelación no es inmediata, sino que debe ser aprobada por tu cliente (el receptor de la factura).
  • Tu cliente (el receptor) recibirá una notificación del SAT en su buzón fiscal para que acepte la cancelación.
  • Tiene 3 días hábiles para aceptar la cancelación. Si no entra a su buzón, esta se aceptará en automático. En otras palabras: La factura Sí se cancelará.

 

Algunos otros puntos a considerar:

  • Si tu cliente entra a su buzón y elige la opción de No aceptar la cancelación (siempre y cuando esté dentro de los 3 días hábiles): Tu factura Nó se cancelará.
  • Si vuelves a intentar la cancelación una segunda vez con la misma factura pasa algo diferente: Como tu cliente Ya rechazó la cancelación la primera vez, ahora tu cliente Sí debe entrar a su buzón para autorizar la cancelación forzosamente. En este caso específico si tu cliente deja pasar los 3 días hábiles sin definir en su buzón qué hará con la factura: Esta no se cancelará en automático (por que ya fue rechazada su cancelación una primera vez)

Los puntos anteriores resumen lo que a grandes razgos representa el nuevo método de cancelación. Desde luego que hay algunos otros puntos y detalles. Por ejemplo:

Régimen RIF usando el portal miscuentas no necesita solicitar cancelaciones, siguen procesandose en automático.

El nuevo método aplica para facturas de 5,000 pesos o más. Facturas por montos menores a esta cifra se pueden cancelar de inmediato sin autorización del Receptor.

En todo caso recomendamos ver los puntos específicos en caso de duda. Especialmente si eres Contador. A continuación te dejamos algunos links de utilidad:

Comunicado de Prensa SAT

Video de Youtube SAT   Nota> Este es un video largo de 1 hora (nosotros estaremos publicando un video más corto en nuestro canal de Youtube, mismo que lo estaremos anunciando próximamente). Te sugerimos suscribirte a nuestro canal para ser notificado cuando lo publiquemos.

Esperamos haber resumido los puntos más importantes. Les agradeceremos sus comentarios en caso de que tengan alguna precisión respecto a la información proporcionada. Sus comentarios son todos bienvenidos.

Como siempre, los invitamos a descargar y utilizar PymeFree, que funciona con el portal del SAT para hacer tus facturas más rápido. PymeFree es 100% gratuito.

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A nuestros usuarios: gracias!

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Cómo hacer tus facturas CFDI en la versión 3.3 del SAT

Como muchos saben, este 1ero de Julio del 2017 entró en uso el nuevo formato de facturación del SAT, versión 3.3 – Este formato introduce varios cambios en la manera de elaborar tus facturas y recibos CFDI (comprobante fiscal digital por internet, por sus siglas). – En este artículo te decimos cómo llenar el CFDI utilizando el nuevo formato.

Usaremos de ejemplo el servicio de generación gratuito de facturas del SAT, mismo que ya fue actualizado para facturar en esta nueva versión. – Si no lo conoces, este servicio te permitirá facturar sin ninguna restricción y sin necesidad de comprar folios o timbres – Si lo deseas, puedes utilizar nuestra aplicación PymeFree para facturar aún más rápido dentro de este servicio. Más abajo te decimos cómo descargarla – es 100% gratuita.

El principal cambio en la versión 3.3 es el uso de distintas claves para los diversos componentes de la factura, es decir, cuando especificas un concepto para tu producto o servicio, o especificas un impuesto, o la forma de pago, o la unidad de medida, entre otras más. En todas ellas deberás especificar su clave correspondiente. Esto puede parecer tedioso, pero no desesperes… aquí trataremos de simplificar este proceso.

El primer paso y tal vez lo más importante, es descargar el catálogo de claves y ubicar las claves que vas a necesitar. El catálogo lo puedes descargar del link oficial del SAT aquí:

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/Anexo_20_version3.3.aspx

Es el link que dice: Catálogos.  Y necesitarás Excel para abrirlo. Si no tienes Excel puedes utilizar Google Sheets, Open Office, Excel Online o algun otro lector de excel gratuito. Adicionalmente te recomendamos revisar los otros documentos que el SAT ha puesto a disposición en ese link. Especialmente te recomendamos leer: La Guía de llenado y Las preguntas frecuentes 

La mejor manera de explicar cómo funciona el llenado de la factura versión 3.3 en el portal del SAT, es que lo veas en acción. Para lo mismo hemos preparado el siguiente video. Y más abajo hablaremos acerca de algunas consideraciones. Ten en cuenta que este video es una introducción al llenado del nuevo formato en una factura básica por lo que no cubre todos los tipos de factura. Pero en general la dinámica de llenado es la misma. Si tienes una duda te recomendamos acercarte a tu contador:

 

Si notaste en el video, hubo algunos cambios importantes… Uno importante es que ya no es necesario especificar la dirección del Receptor en la sección de Emisor/Receptor – En esta sección solamente necesitas indicar el RFC y el uso que el receptor le dará al CFDI (el campo se llama Uso CFDI) y opcionalmente, la razón social. – Puedes ver cómo es que aparecen estos campos en la sección del Emisor/Receptor, en la imágen de abajo:

factura03

Adicionalmente en la sección de Comprobante debes especificar el Lugar de expedición, Moneda, Forma de pago y Método de pago utilizando las claves correspondientes, tal como aparece abajo en la imagen. Para ello puedes basarte en el catálogo de claves (del archivo excel) que puedes descargar desde el link que más arriba publicamos.

factura02

TIP: En Lugar de expedición recuerda que siempre debe ir un Código Postal válido. Utiliza las pestañas de c_CodigoPostal_Parte_1c_CodigoPostal_Parte_2 del archivo excel para ubicar un código postal válido. Y de igual manera las pestañas de c_Moneda, c_FormaPago y c_MetodoPago si necesitas ubicar estas otras claves (aunque en esta sección, al dar clic en la casilla correspondiente deberán desplegarse las claves del catálogo para su selección).

También,  hubo un cambio importante en la manera como ahora se llenan los impuestos: Antes, uno definía el o los conceptos deseados para obtener un subtotal y después agregar los impuestos retenidos e impuestos trasladados.

En el nuevo formato versión 3.3 esto cambia: Ahora cada concepto que llenes deberá especificar sus impuestos retenidos y/o trasladados (si aplican). Para ello la manera de agregarlos cambió, ya que debes seleccionar la palomita de impuestos para que aparezca la pestaña de impuestos. Esta palomita está dentro de la ventana de conceptos, al fondo donde dice Adicionales, tal como aparece en la siguiente imágen.

concepto01

También puedes observar que dentro de esta ventana de Concepto encuentras la Clave de Producto o Servicio y la Clave unidad. Ambas son obligatorias y deberás obtenerlas del Catálogo de claves (el archivo excel) que antes mencionamos. Encontrarás la lista de claves en el archivo excel del Catálogo dentro de las pestañas de c_ClaveProdServ y c_ClaveUnidad respectivamente.

En resumen: Los impuestos retenidos y trasladados ahora se llenan dentro de cada concepto. Ten en cuenta esto y selecciona la palomita de Impuestos dentro de la ventana del Concepto para que aparezca la pestaña de impuestos, tal como aparece en la imagen de arriba.

Una vez seleccionada la pestaña de Impuestos aparece la ventana para especificar los impuestos de ese Concepto:

impuesto01

Inicialmente notarás que esta ventana aparece vacía, por eso no olvides dar clic en los botones redondos de Retención o Traslado según el impuesto que deseas para que aparezcan todas las cajas de ese impuesto, de lo contrario solo verás la ventana vacía. Después de dar clic en Retención o Traslado la ventana debe verse tal como aparece arriba. Después de llenar los campos deberás presionar el botón de Agregar. Con esto el impuesto que agregaste deberá aparecer, así (en este ejemplo aparece un Traslado):

impuesto02

Si necesitas agregar más impuestos, solo vuelve a dar clic en los botones redondos de retención y traslado (debajo de donde dice Tipo), para que vuelvan a aparecer los campos del nuevo impuesto que quieres agregar. Llénalos y presiona Agregar nuevamente. Y así sucesívamente. Tip: (hemos notado que en ocasiones debe dar uno clic entre Retención y Traslado varias veces, hasta que aparecen los campos a llenar correctamente – Algo a considerar si es que no te aparecen las casillas correctas. Seguramente en un futuro próximo el SAT mejorará esto)

Lo que procede para finalizar es verificar que estén correctos los datos e importes en tu factura y presionar el botón de Sellar para iniciar el proceso de Sellado digital de tu factura. No necesitas presionar el botón Siguiente que aparece al fondo a menos que tu factura sea de nómina o requiera algun otro complemento especial:

factura01

El sellado de tu factura debe proceder tal y como te mostramos en el video. Ahora un TIP si eres persona física: No olvides que si utilizas este sistema de facturación gratuito del SAT, podrás firmar tu factura utilizando tu firma electrónica FIEL (ahora también conocida como E-Firma) o bien, si ya lo tramitaste, también puedes firmar con tu Certificado de Sello Digital (CSD).

Lo anterior aplica solo si eres persona física – Si eres persona moral será siempre necesario que selles tus facturas utilizando tu CSD.

Tip: Si aún no tramitas tu FIEL o CSD y quieres saber cómo hacerlo, te invitamos a que descargues nuestro software PymeFree, 100% gratuito. Lo podrás utilizar con el servicio de facturación gratuito del SAT para hacer tus facturas aún más rápido ya que te permite guardar todos tus clientes, autollenar la factura e ingresar en automático. Te invitamos a descargarlo en www.pymefree.com

Es todo. Agradecemos tu atención y esperamos que esta breve guía te sirva como punto de partida para familiarizarte con el nuevo formato de facturación versión 3.3 del SAT.

En hora buena, ¡gracias y mucho éxito!

Tus Clientes y PymeFree

 

¿Sabías que PymeFree cuenta con una función que te permite importar y exportar todos tus Clientes? – Hacer esto es muy sencillo.  ¿Mencionamos que esta función es gratuita también? ¡Aquí te decimos cómo utilizarla!

Sabemos lo importante que es para tí la información de todos tus Clientes, por ello, desde que creamos PymeFree pensamos en darte las herramientas que te ayuden a protegerla…

¿Cómo puedo respaldar los datos fiscales de todos mis clientes para mantenerlos seguros?

Los datos que ingresas en la sección de Clientes se encuentran en tu computadora, por ello es importante que los respaldes, para que en caso de una eventualidad no tengas que volver a teclearlos (por ejemplo, si alguna vez tienes que cambiar de computadora o reinstalar PymeFree).

Respaldar tus Clientes es muy fácil. Si aún no lo has hecho te invitamos a ver el video-tutorial que te dice cómo hacerlo:

Puedes ver el video-tutorial dando clic aquí

Recuerda que este video-tutorial también puedes abrirlo dentro de PymeFree seleccionando el botón de Ayuda >  y en donde dice Clientes (importar y exportar)

¿En donde encuentro la opción para exportar/importar?

La opción para exportar o importar tus clientes se encuentra en la sección de Clientes y la accedes seleccionando Clientes > Clientes Existentes . Está justo debajo de los datos del cliente:

exportar-importar

Importante: Cuando hagas tu respaldo (recuerda escoger el formato de archivo XLS en versión excel  95-2004 antes de exportarlo, tal y como te explicamos en el video tutorial)

Acerca del botón de “Exportar”

Al utilizar “Exportar” podrás guardar todos los datos fiscales de tus clientes en un archivo XLS. Este archivo te servirá para que, en caso de alguna eventualidad, puedas recuperarlos fácilmente con la opción de “Importar”.

El archivo que generas al exportar se encuentra en formato Excel por lo que si lo deseas podrás abrirlo en Excel o Open Office para modificarlo y agregar o remover clientes desde esos programas (si haces eso, recuerda no borrar los títulos de las columnas ya que PymeFree utiliza los mismos a la hora de importar los clientes).

Recomendamos respaldar este archivo XLS en la nube y copiarlo a una unidad USB para mayor seguridad.

Como siempre, compártenos…  ¡y Gracias por utilizar PymeFree!

Feliz año 2017

En este mes del Cáncer, una reflexión…

En PymeFree sabemos lo que es perder a un ser amado debido al Cáncer, algo que fue muy difícil para nosotros. Por ello queremos concientizar la importancia de estar informado acerca de cómo prevenir éste mal, así como ayudar con unas palabras de aliento a las familias que han sufrido este duelo.

Nos dimos cuenta de que lo primero que sucede al sufrir éste mal es dejar de comunicarse. Uno no habla por no querer herir o recordarle a su otro ser querido ese sentimiento. Y erróneamente, en vez de platicarlo, uno se aleja creando una distancia difícil de manejar.

Otro gran error es el que alguien asume el papel de ‘fuerte’ para consolar al otro, pero nadie dijo que uno tiene que ser fuerte. Somos seres humanos, podemos permitirnos llorar y vivir el duelo al mismo tiempo; Ya que de no ser así guardaremos emociones que, en un afán por sacarlas, nos harán buscar puertas falsas que a la larga nos ocasionarán mayores problemas.

Es importante señalar que mientras más se hable abiertamente sobre lo que todos están atravesando, más rápido llegarán a la aceptación de esa realidad, por lo que ese recuerdo o sentimiento de tristeza, pasará a convertirse en el recuerdo hermoso de la persona amada.

Esto fue lo que vivimos y te queremos compartir.

P.D.

Aunque en PymeFree nos dedicamos a crear software gratuito para apoyar a Emprendedores y PyMEs, quisimos difundir esta reflexión, así como la importancia de conocer estos tips de prevención. Personalmente lo vivimos de cerca.

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Si quieres conocer nuestra solución de facturación gratuita, visítanos en www.pymefree.com

Lo que viene en PymeFree…

Durante los últimos meses hemos estado trabajando en algunos cambios que son necesarios para poder continuar con este proyecto que no sería posible sin ti y la preferencia de todos ustedes. ¡Cada vez somos más los que utilizamos PymeFree para generar nuestras facturas de manera gratuita!

Nuestro equipo aun es muy pequeño. Por 2 años hemos absorbido todos  los costos (derechos de autor, servidores, licencias de software, desarrollo y mejoras para el programa, viajes para la promoción, mercadotecnia, gastos de oficina, sueldos y operatividad como la de cualquier empresa).

Hoy entramos en una nueva etapa. Nos preparamos para efectuar una serie de cambios que creemos serán de tu interés y que son necesarios para dar continuidad al proyecto.

Dentro de estos cambios incorporaremos la publicidad de algunas empresas participantes misma que se mostrará dentro de la aplicación.

Lo anterior no afectará el funcionamiento del programa y nos permitirá solventar PymeFree para que puedas continuar utilizando esta herramienta sin costo.

Nuestra prioridad desde el inicio han sido ustedes, nuestros usuarios.

Por ello, hemos decidido liberar la herramienta TurboSAT para que sea 100% gratuita, sin el costo anual de renovación como originalmente habíamos contemplado. Podrás continuar utilizando TurboSAT como lo venías haciendo con anterioridad.

Además, estaremos liberando nuevas actualizaciones con más mejoras para PymeFree, mismas que también serán sin costo para tí. Estas actualizaciones las estarás recibiendo dentro del programa de manera automática.

También incorporaremos servicios adicionales dentro de PymeFree que creemos serán de tu interés y que tú podrás contratar si así lo deseas.

Y sobre todo, los cambios se realizarán sin perder de vista lo más importante:  Seguir innovando para darte cada vez más y mejores  ‘herramientas útiles para tu negocio’.

Por último, te pedimos que si PymeFree es importante para tí,  ¡pases la voz! ESTO ES MUY IMPORTANTE PARA NOSOTROS  ya que nos permitirá continuar el proyecto – Tu puedes ayudarnos:  Recomienda PymeFree a todos tus contactos. La manera más fácil y efectiva es mandar un email a todos ellos. Eso nos ayuda muchísimo (y a ellos también!)…  Es súper rápido y te lo agradeceremos UN MILLÓN DE VECES.

—- Si lo prefieres puedes copiar el texto de referencia que ponemos aquí. Abre tu correo de: Gmail  Yahoo  Hotmail  Outlook y pega el siguiente texto:

Hola a todos: Les comparto este programa gratuito que encontré para hacer mis facturas que está genial, además de que tiene aplicaciones gratuitas para su negocio. Seguro que a alguno de ustedes le servirá. Con este programa ya no necesitan comprar folios o timbres. El programa lo descargan de la siguiente página:  http://www.pymefree.com

Si les ayuda por favor compártanlo también ya que al ser gratuito dependen de nuestras recomendaciones. Un saludo.

—- fin del texto

También, si tienes Facebook nos ayuda muchísimo: Comparte nuestro video aquí

(da clic en el link y luego en ‘Publicar’)

Si usas Twitter también puedes compartir el video: Regálanos un Retweet aquí

A los que nos han compartido ¡Muchas gracias!  – El saber de ustedes y sus comentarios nos impulsan a continuar.

A todos, ¡Gracias por ser parte de PymeFree!

PymeFree y Windows 10

Ahora que Windows 10 llegó descubre sus novedades y aprende a facturar gratis utilizando PymeFree

windows 10 logo

Llegó Windows 10 y tal vez te preguntarás, ¿podré seguir haciendo mis facturas sin complicaciones?..

¡Si utilizas PymeFree, Sí!

PymeFree funciona 100% bajo Windows 10… y es ideal para personas físicas o morales que manejan un bajo volumen de facturación. (¿Mencionamos que es gratis?)

Si estas pensando en cambiarte a Windows 10, te compartimos el siguiente video con las 10 novedades más destacadas de esta nueva versión de Windows (nota: el link es externo y no fue publicado por nosotros).

Las 10 novedades más destacadas de Windows 10

Algunas de las ventajas de facturar con PymeFree en Windows 10:

  • Facturación 100% gratuita. – Es en serio, no requieres comprar folios o timbres, ni realizar pagos mensuales.
  • Instalación ultra-rápida.-  La instalación toma solo unos instantes.
  • Guía para facturar electrónicamente. – Resuelve todas tus dudas mediante los video-tutoriales, incluso si nunca antes has facturado.
  • Emite recibos de honorarios o facturas en segundos. – Una vez configurado PymeFree ya no tienes que ingresar tus contraseñas cada que desees crear una factura.
  • Llenado automático de tus facturas – Auto-llenado acorta el tiempo para hacer tus facturas y reduce los errores. Podrás grabar los datos de tus clientes y tu factura para vaciarlos posteriormente. Con auto-llenado solo los ingresas la primera vez.
  • Compatible con el portal del SAT – ¿Usas el portal de generación de CFDI gratuito del SAT para hacer tus facturas? Excelente, ahora descarga PymeFree y hazlas más rapido.
  • ¿Mencionamos las apps de productividad? Utilízalas, son gratuitas también y funcionan con Windows 10.

Mejor aún, PymeFree es compatible con todas las versiones de Windows, incluyendo Windows XP, Windows 7, 8, y 8.1…

Si aún no lo tienes, descárgalo en www.pymefree.com

Esperamos que disfrutes PymeFree tanto como nosotros creándolo. No dudes hacernos saber tus comentarios en nuestras redes sociales.

Journey of a Latin America Startup – Why we went ahead and launched PymeFree

We feel we owe this to our English speaking friends, the people that have backed us, and their companies…

laptop

First of all, we’re a small Startup out of Cancun Mexico, far away from the lifestyle found in the larger cities. Cancun is not precisely what you’d call a hotbed for tech startups, yet that wasn’t going to stop us from launching. You see, when you think you really have a great idea, you don’t stop until you make it happen. And it happens in Latin America too, it’s just that sometimes it’s a little bit harder…

To explain what we are doing and why we’re doing it we have to give a bit of background. Here we go…

PymeFree is the result of an idea that had to be different in order to compete in a market filled with options.

The market for electronic invoicing tools in Mexico is like a maze that taxpayers must navigate in order to find a suitable option they can use to issue their invoices. To make matters worse, the taxpayer must deal with difficulties involving the paperwork process with the SAT (the fiscal authority in Mexico, similar to the IRS in the U.S.), as well as understanding the new terminology used and software tools required to comply.

We saw an opportunity here. We put ourselves in the shoes of the taxpayer… and PymeFree was born. (our Startup is named after PYME, short for “small and medium sized business” aka SME in Spanish, and our software is free, hence the name Pyme+Free)

But why electronic invoicing? Why did we get into this?

Electronic invoicing in Mexico involves a market of end-users split between individuals, small businesses and larger companies. Roughly 1.6 million of them are split between medium and large companies which require more complex billing systems, each of them processing dozens, hundreds or even thousands of bills per day. Most of the established players in the invoicing tools industry already “sell” invoice processing services to this segment, as their earnings are based on the volume of transactions. Whereas there is not much appeal for them in the low volume invoicing segment (individuals and small businesses), except this is a market of 12 million people and growing. This caught our eye early in 2013, when electronic invoicing was announced as a mandatory requirement for this segment (prior to that, electronic invoicing was already mandatory for the larger sized companies).

This seemed like the perfect opportunity for us to get to these users/consumers and launch the perfect advertising and communications platform (because they need to use these tools). If only we could find a way, we asked ourselves. After much debating on the possible outcomes, PymeFree was born.

We knew we needed to be different, but with a purpose. Our PymeFree desktop app now provides access to all of the free billing options that the SAT and over 70 authorized providers (PACs) operating in the country currently offer. In addition, we complement this with video-tutorials that help users in getting started with their electronic invoicing, and we provide them with access to tools and open source productivity applications that they can implement freely into their businesses.

In effect, PymeFree acts like a productivity suite for independent professionals, entrepreneurs and small/medium sized businesses (SMEs), empowering them with tools that are essential for their businesses, electronic invoicing being only one of them.

The challenge of launching a startup in Latin America – Overcoming adversity in order to realize our project.

Launching a Tech Startup in Mexico is not an easy feat, and ours was no exception. We seeked alliances with tech companies and government institutions, and we reached out to potential investors within our country but we found that the landscape was increasingly complex. The slowness of bureaucracy both at the corporate and government levels as well as the failure to quickly embrace change, and the adversity toward risk being the most common problems.

Time was passing by and we were running out of options. We desperately needed to find the right support in order to launch our software platform which involved having massive scalability in order to support thousands of users (if not more). It was then that we explored the possibility of seeking support abroad. We found it.

We got in touch with IBM SoftLayer in the U.S., who supported us right from the beginning.

They say good things come to those who wait… Turns out we didn’t wait because we wanted to, it’s just that there was no other way to go. We had a limited budget to start with, and after running out of options within our country we knew we had to look abroad. Now that we are within Catalyst (the acceleration program for Tech startups from SoftLayer), we’re ready for the big leagues. The process has been rewarding and we are glad we got to be a part of that. A special thanks to those who helped make this happen!

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web – pymefree.com